自贡商贸企业ERP系统实施降本增效案例

自贡马吃水五金建材市场的鑫源商贸代理了十几个品牌的五金产品下游客户有两三百家年营业额大概在一个亿左右老板袁哥做这一行快二十年了但是公司管理一直很原始财务用手工账库存靠本子记销售靠电话接随着业务规模越来越大这套管理方式越来越撑不住了每个月底财务结账都要加班加点还经常出错库存数据跟实际对不上有时候明明系统显示有货去仓库找却没有丢失损耗都不知道发生在哪个环节。

鑫源商贸管理现状与核心痛点

我们进场调研之后发现鑫源商贸的问题在整个批发商贸行业里面都非常典型。财务方面用的是金蝶的单机版软件但是只用来记账采购销售库存的数据都是手工录入的不同部门之间的数据不互通财务要想知道本月利润得等销售和库房报上来之后手工核对经常要到每月十五号才能出上个月的报表而且数据还不一定准。库存方面是最大的黑洞三个仓库加起来几千个SKU靠仓管员手工记账账实不符率高达百分之三十也就是说系统里有货仓库没有或者仓库里有货系统里没有这种情况经常导致超卖或者积压。销售方面业务员的客户报价折扣全凭脑子记或者小本子记经常出现同一个客户不同业务员给了不同价格的情况而且客户欠款也缺乏系统管控坏账风险比较高。

袁哥说最怕的就是年底盘点每次盘点都能盘出一堆问题来少的货不知道哪里去了多的货不知道什么时候来的每次盘完都要调账财务要做一堆调整凭证折腾得人人叫苦。而且因为没有准确的数据支撑他的采购决策也是拍脑袋觉得什么好卖就进什么结果经常要么断货要么积压资金周转效率很低。还有一个痛点就是各岗位之间扯皮多销售怪库房没货库房怪采购没买采购怪销售没说清责任划分不清出了问题找不到责任人。这些问题归根到底就是因为缺少一个统一的集成化的信息系统来把各个环节串联起来实现数据共享和流程规范化。

ERP系统的选型实施与效果

选型阶段我们对比了用友U8金蝶K3和管家婆这几款适合商贸企业的ERP产品还有一点选择了用友U8 cloud云版本理由是功能成熟度高商贸行业模板丰富云端部署维护成本低实施周期相对短。实施分五个阶段第一阶段用四周时间做了基础数据梳理这是最痛苦也是最重要的工作把几千个SKU逐一清理重命名分类编码规范客户供应商档案清洗往来的余额核对这三件事占了整个实施工作量的一半但是不做好的话后面全是垃圾进垃圾出。第二阶段用三周时间上线了采购和库存管理模块所有采购入库出库调拨盘点都在系统里操作条码枪扫描录入取代了手工单据。

第三阶段用两周时间上线了销售管理模块报价订单发货收款赊账信用额度控制全部系统化管理业务员不能再随意报价和放账了。

总结

总之ERP系统对于上了一定规模的商贸企业来说已经不是可选项而是必选项它不只是个软件更是管理理念的变革和流程的重新做。自贡的批发商贸企业如果你的年营收超过三千万还在用手工或者 Excel 管理的话真的应该认真考虑上 ERP 这一步迟早要走早走早受益。